大數(shù)據(jù)時代背景下,每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn),檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求,檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化的方向改革,利用數(shù)字化技術(shù),對檔案信息資源進行管理、使用,提高資源利用率,推動檔案管理工作高效開展。
平臺以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心,打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺,解決傳統(tǒng)檔案事后管理耗時長、工作量大、易出錯等問題,提高檔案資源的開發(fā)與利用效率,實現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。
“4”大環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案高效管理
1、“存”不費時
各類重要資質(zhì)證書、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料,如果全靠人工一一收集整理和維護,不僅耗費精力、人力成本高,會不會遺漏還不能確定。
通過檔案管理平臺,建立紙質(zhì)檔案與電子檔案兼容管理模式,支持自動采集、手工錄入、數(shù)據(jù)導入等采集方式,自動分類、排序和編碼,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時歸檔,讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。
2、“借”不求人
在檔案紙質(zhì)化管理時代,借閱難倒了不少企業(yè),一是檔案太多查找困難,借出去的檔案難以追溯;二是依靠人工對借閱進行管理,耗時長、易出錯、風險高。
利用電子化借閱管理,線上查閱、借閱全過程信息化操作,借閱過程更加規(guī)范,系統(tǒng)留痕可追溯,實現(xiàn)對檔案的科學性、規(guī)范化使用。
3、“還”不超期
紙質(zhì)檔案如未歸還或追回不及時,常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失等現(xiàn)象,為企業(yè)經(jīng)營帶來風險。
通過電子化檔案管理,檔案借出實時跟蹤,到期自動提醒,實現(xiàn)在線催還和監(jiān)督,代替低效人工操作,促進檔案催還高效化。
4、“查”不用等
傳統(tǒng)檔案管理大量數(shù)據(jù)依賴手工操作,工作量大、效率低、出錯率高、利用率低,只有少量簡單的報表,不能進行全方位查詢及統(tǒng)計分析,難以為管理人員提供全面的決策依據(jù)。
以上就是“如何高效做好檔案管理工作?”的詳細內(nèi)容,更多請關(guān)注木子天禾科技其它相關(guān)文章!